不動産売却の必要書類。登記識別情報・測量図・建築確認済証まで

家を売るとき必要な書類は、査定・媒介契約・売買契約・引き渡し・確定申告の5つの場面に分かれています。最初にそろえるのは、固定資産税の納税通知書や本人確認書類くらいです。登記識別情報（権利証）・印鑑証明書・測量図・建築確認済証などは、契約が近づく段階で必要です。

全部を今すぐ用意する話ではなく、手元にないものは法務局や役所で代わりの証明を取れる場合がほとんどです。

書類は、5つの場面で少しずつ増えていく

家の売却で必要になる書類は、一度に全部そろえるものではなく、進む段階に応じて必要なものが変わります。

• 査定：固定資産税の納税通知書、あれば間取り図や測量図
• 媒介契約：本人確認書類、登記識別情報（権利証）
• 売買契約：実印・印鑑証明書、住民票、登記識別情報、境界確認書・測量図、建築確認済証・検査済証、設備の取扱説明書・保証書、（マンションは）管理規約と修繕積立金の資料
• 引き渡し：ローンが残っていれば抵当権抹消の書類、鍵、各種の取扱説明書
• 確定申告：売買契約書の写し、購入時の契約書、諸費用の領収書

査定のときに不動産会社へ見せる資料の中身は、土地の査定で必要な資料で扱っています。ここでは、査定から確定申告まで、売却の全工程で必要になる書類を場面ごとに見ていきます。売却全体の流れは家を売る流れもあわせて確認してください。

査定のときに用意する書類

査定の段階で必ず必要になるのは、固定資産税の納税通知書（または課税明細書）くらいです。地番や面積、評価額が載っており、不動産会社はそこから査定額を組み立てます。身構えなくて大丈夫です。

手元に間取り図や測量図があれば、あわせて見せると査定の材料が増えます。この段階で原本を探し出す必要はなく、コピーで足りることがほとんどです。

媒介契約を結ぶときに用意する書類

不動産会社に仲介を依頼し、媒介契約を結ぶ段階では、本人確認書類が必要です。運転免許証・マイナンバーカード・パスポートなど顔写真付きの証明書の提示が求められます。

宅建業者は犯罪収益移転防止法にもとづき対面での本人確認を行うため、写しの提示は認められていません。コピーでは通りません。

あわせて、登記識別情報（権利証）の有無も確認されます。法務局が不動産ごと・名義人ごとに発行する12桁の符号で、所有権移転登記の際の本人確認の役割を果たします。

この段階で提出まで求められるわけではありません。ただ、手元にあるかどうかを早めに確認しておくと、後の契約準備が進めやすくなります。

売買契約のときに用意する書類

売買契約から引き渡しにかけて、必要な書類が一気に増えます。ここが山場です。

登記の申請書・委任状に添付する印鑑証明書は、作成後3ヶ月以内のものと不動産登記令で定められています。実印とあわせて、契約が近づいた時期に取得します。登記簿上の住所と現住所が違う場合は、住民票もあわせて必要です。

ここからは原本主義です。登記識別情報は、この段階で司法書士が原本を確認します。

土地であれば、境界確認書や測量図（地積測量図・確定測量図）も求められます。建物があれば、建築確認済証・検査済証、設備の取扱説明書や保証書も、あるだけそろえておきます。

マンションの場合は、これに加えて管理規約や使用細則、修繕積立金の残高がわかる資料も必要です。管理組合や管理会社に問い合わせると発行してもらえます。

契約書とあわせて、物件の状態を伝える「物件状況等報告書（告知書）」を作成します。残していく設備を一覧にする「付帯設備表」も、多くの場合は仲介会社と一緒に作ります。雨漏りやシロアリ被害など把握している不具合があれば、ここで正直に記載しておくことが、引き渡し後のトラブルを防ぎます。

引き渡し（決済）のときに用意する書類

抵当権は自動的に消えません。住宅ローンが残っている場合は、金融機関から残高証明書を取り寄せます。

引き渡し時に抵当権を抹消する手続きに必要です。売却代金でローンを完済する場合は、返済のスケジュールも金融機関に確認しておくと段取りが立てやすくなります。

このほか、鍵一式と、エアコンや給湯器など残置する設備の取扱説明書・保証書を買主に引き継ぎます。何を残し、何を持って出るかは、売買契約の時点で取り決めておくと、引き渡し当日にもめずに済みます。

確定申告のときに使う書類

売却の翌年、譲渡所得の申告が必要になった場合は、売買契約書の写しと、諸費用の領収書を用意します。加えて、購入時の売買契約書があると、取得費（買ったときの金額）を証明できます。譲渡所得税の計算で有利にはたらくことがあります。

購入時の契約書が見つからない場合の対処は、次の項目で扱います。申告そのものの要否や金額の計算は、税理士・税務署にご確認ください。

書類が見つからないときの動き方

古い家ほど、書類が手元に残っていないことがよくあります。ただし、どれも「ない＝売れない」ではありません。

登記識別情報（権利証）を紛失していても、売却はできます。同じ情報の再発行はできません。

ただ、不動産登記法23条にもとづく代わりの手続きがあります。司法書士が本人と面談して作成する「本人確認情報」の提供や、法務局による事前通知制度などです。

決済日が決まっているなら、費用が発生することもあるため、早めに司法書士へ相談しておくと調整がしやすくなります。

固定資産税の納税通知書・課税明細書が手元にない場合も、再発行はされません。自治体の資産税課で「名寄帳」の写しを取得すれば、同じ内容を確認できます。毎年4〜6月頃に自治体から送られてくる書類のため、直近のものが見当たらない場合はこの方法で代えられます。

建築確認済証・検査済証がない場合も、証書そのものの再発行はできません。建物のある市区町村や都道府県の建築指導課（特定行政庁）で「台帳記載事項証明書」を取得できることがあります。これは確認・検査を受けた履歴を証明する書類です。

あわせて、確認済証の発行後に一般へ公開される「建築計画概要書」を取得できる自治体もあります。どちらを取得できるかは自治体ごとに窓口や手続きが異なるため、事前に確認してください。

ここは少し厄介です。購入時の契約書が見つからない場合は、取得費がわからず、譲渡所得税の計算で不利になることがあります。

通帳の記録や当時の重要事項説明書など、購入時の金額がわかる資料が代わりになる場合があります。税理士に相談してみてください。

測量図がない、あるいは境界がはっきりしない場合は、土地家屋調査士に確定測量を依頼します。隣地の所有者全員の立ち会いが必要なため、依頼してからそろうまである程度の時間がかかります。売却を考え始めた時点で境界の状況を確認しておくと、後の段取りが立てやすくなります。

相続した家を売る場合に、追加で必要になる書類

相続した家を売るときは、ここまでの書類に加えて、相続関係を証明する書類が必要です。被相続人（亡くなった方）の出生から死亡までの戸籍一式と、相続人全員の戸籍謄本が必要です。相続人が複数いる場合は、遺産分割協議書も求められます。

相続人が複数の代にわたる「数次相続」になっている場合は、集める戸籍の範囲が広がり、時間がかかることがあります。

売却の前提として、家の名義が亡くなった方のままでは売れません。まず相続登記を済ませ、名義を相続人に移しておく必要があります。相続登記は義務化されており、期限や過料については相続登記の義務化と期限で説明しています。

早めに動くと、売り時を逃さない

時間との勝負です。書類集めは、役所や法務局の窓口が絡むものが多く、平日しか動けないものもあります。確定測量のように、隣地所有者との日程調整が必要な手続きは、依頼してから終わるまである程度の時間がかかります。

売ると決めてから慌てて動き始めると、書類がそろう前に買い手が見つかることがあります。その場合、契約や引き渡しの日程を後ろにずらさざるを得なくなります。売却を考え始めた時点で、まず何が手元にあり、何が足りないかを確認しておくと、話がまとまったときにすぐ動けます。

共有名義の家を売るときは、書類が人数分いる

夫婦の共有、相続で兄弟の共有になっている家は、共有者全員が売主です。一人でも同意しなければ、家全体を売ることはできません。

書類も、実印・印鑑証明書・本人確認書類は共有者それぞれの分が必要です。頭数がそのまま手間です。

印鑑証明書が作成後3ヶ月以内という条件も、全員に同じようにかかります。誰か一人だけ期限切れだと、そこで手続きが止まります。登記簿上の住所と現住所が違う人がいれば、その人の住民票も要ります。

登記識別情報（権利証）は、不動産ごと・名義人ごとに発行されます。持分を取得した時期が違えば、通知書も別々に存在します。夫の分は見つかったが妻の分が見当たらない、ということが起こります。

早い段階で、全員分がそろっているか確認しておいてください。片方が見つからない場合の対処は、一人のときと同じです。司法書士に相談してください。

共有者が遠方に住んでいる、決済日に仕事で動けない、というケースもあります。この場合は、実印を押した委任状と印鑑証明書を用意して、代理人が手続きを行う形をとることがあります。

ただし司法書士が本人の意思を確認する必要があるため、進め方は事前に相談してください。当日になって代理でお願いします、では間に合いません。

持分だけを売る場合や、共有者の間で話がまとまらないときの選択肢は、共有持分だけを売るで扱っています。離婚にともなう共有名義の整理は、財産分与で、家は「いくら」として分けるのかを見てください。

登記簿の住所や名前が、今と違うとき

登記簿に載っている売主の住所と氏名は、その家を買ったときのものです。その後に引っ越したり、結婚・離婚で姓が変わったりしていることがあります。

その場合、今の本人と登記簿の名義人が同じ人だと示す書類が要ります。登記簿は更新されません。

所有権を移す前に、住所や氏名の変更登記を済ませておく必要があるためです。手続き自体は司法書士が決済に合わせて進めますが、証明書を取りに行くのは売主です。

引っ越しが一度なら、住民票で足ります。前の住所が記載されているので、登記簿の住所とつながります。ただし、二度三度と引っ越している場合は住民票だけでは足りません。

住民票に載るのは直前の住所までで、それより前はたどれないからです。この場合は、本籍地の市区町村で「戸籍の附票」を取ります。

附票には、本籍を置いている間の住所の移り変わりが記録されています。登記簿の住所まで、一枚でつながることが多いです。

結婚や離婚で姓が変わっている場合は、戸籍謄本で旧姓と現在の姓が同じ人のものだと示します。姓と住所の両方が変わっていれば、両方の書類が必要です。

気をつけたいのは、本籍地が遠い場合です。戸籍の附票も戸籍謄本も、本籍地の役所でしか取れません。窓口へ行けない距離なら郵送で請求することになり、往復に日数がかかります。

決済日が決まってから動くと、間に合わないことがあります。登記簿の住所や名前が今と違うと分かった時点で、早めに取り寄せておいてください。

なお、登記の名義が亡くなった親のままなら、これは住所変更ではなく相続登記の話です。進め方は相続した実家を売る、進め方で扱っています。

見つからない書類と、代わりの手立て

早見表です。無くした書類ごとに、何で代えられるか、どこに頼むかを並べました。どれも本文で触れた内容の整理です。

見つからない書類	代わりになるもの	どこに頼む・取りに行く	気をつけること
登記識別情報（権利証）	司法書士が作成する本人確認情報、または法務局の事前通知制度	司法書士	費用がかかることがある。決済日が決まる前に相談する
固定資産税の納税通知書	名寄帳の写し	自治体の資産税課	通知書そのものは再発行されない
建築確認済証・検査済証	台帳記載事項証明書（建築計画概要書を取れる自治体もある）	市区町村・都道府県の建築指導課	窓口や手続きが自治体ごとに違う。事前に確認する
購入時の売買契約書	通帳の記録、当時の重要事項説明書など	税理士	代えられないと取得費を証明できず、税の計算で不利になることがある
測量図（境界がはっきりしない）	土地家屋調査士による確定測量	土地家屋調査士	隣地所有者全員の立ち会いが必要で、時間がかかる

どれも「ない＝売れない」ではありません。ただ、権利証と測量は準備に時間がかかりやすいので、売ると決める前に手元を確認しておいてください。

書類集めで避けたほうがいいこと

書類がすべてそろうまで査定を先延ばしにする必要はありません。査定は住所や面積など最低限の情報があれば依頼できます。足りない書類については担当者に伝えれば、そこから先の進め方を教えてもらえます。

片付けの際に、権利証や登記に関する書類、契約書の類をまとめて処分してしまうのも避けたい動きです。判断に迷う書類は、処分する前に仲介先や司法書士に見せて確認したほうが安全です。

増改築をした事実や、雨漏り・シロアリなどの不具合を、書類の提出時にあわせて隠すことも避けてください。契約後に発覚すると、契約不適合責任の問題に発展することがあります。

建築士の視点 検査済証の有無は、買主の住宅ローン審査や、将来の増改築の可否に影響することがあります。また、建築確認済証の内容と実際の建物が違う（確認を受けずに増築されているなど）ケースは珍しくありません。書類は「建物の履歴」そのものです。揃っている書類が多いほど、買主は安心して検討でき、価格交渉でも不利になりにくくなります。売却を決めたら、まず手元の書類を一通り確認しておくところから始めてください。